Košík
0
0,00 Kč
4 DŮVODY PROČ DELEGOVÁNÍ NEFUNGUJE. A co s tím?
03.07.2024
Delegování je nezbytná součást manažerské práce. Obrázek je mé foto z karet od Catrin Welz-Stein.
Dříve nebo později se každý vedoucí dostane do fáze, že už to vše přestane stíhat. Ano, každý vedoucí, tedy i vy. A nejen vedoucí. Třeba i živnostník, kterému se začlo v podnikání více dařit. Všechny ty činností a požadavky se prostě stihnout nedají.
A je v zásadě jedno, jak moc jste znalí time managementu. Těch termínů, činností, spolupracovníků a já nevím čeho všeho ještě, je prostě tolik, že se to v daném čase a požadované kvalitě prostě stihnout nedá. A ideálně ještě než tato situace nastane, má smysl využít DELEGOVÁNÍ.
Mezi časté argumenty vedoucích, proč je DELEGOVÁNÍ k ničemu, patří, POKUD SI ÚKOL UDĚLÁM SÁM/SAMA NEZDRŽUJI SE VYSVĚTLOVÁNÍM A ZPRACUJI TO STEJNĚ NEJLÉPE. Případně občas slyším, že pracovníci jsou nespolehliví. A to je v zásadě následující 1. příčina, proč delegování nedopadne.
1️⃣ Naše vnitřní přesvědčení
Znám vedoucí, třeba jí říkejme Kamila, která potřebuje mít vše přesně podle svého. Vede oddělení s 20 pracovníky. Nechce ztrácet čas delegováním a navíc věří tomu, že danou činnost nikdo neudělá tak dobře jako ona. Tak je v permanentním stresu, aby vše stihla. Tím jak nestíhá, dělá chyby, neplní termíny.
Jak to dříve či později dopadne všichni víme. Jsme vedoucí také proto, že dáváme důvěru pracovníkům, aby zadané úkoly zvládli. A pokud tu důvěru nemáme, je dobré se začít zabývat tím, proč.
Je důležité s jakým vnitřním nastavením úkol zadáváme. Pokud s nedůvěrou, tak je nejvyšší čas začít realizovat změnu svých vnitřních přesvědčení. K tomu je možné využít i v současné době populární koučování.
Co je další častou příčinou nefungujícího delegování?
2️⃣ Nejasné zadání
Dodejte mi něco, přesně nevím co, ale hlavně, aby to bylo rychlé. Pak zpravidla následuje, ale takhle jsem si to nepředstavoval/la. Případně, udělejte to tak, jako vždycky. Co nejlépe. Vždyť vy víte.
Pokud něco jednoznačně a srozumitelně neřeknete, tak ten druhý neví co máte v hlavě za představy. Existuje sice nepatrná možnost, že jednáte s telepatem, ale v případě DELEGOVÁNÍ, bych na to nespoléhala.
Jednoznačné a srozumitelné zadání znamená, že pokud si ho přečte 10 osob, tak ho všichni pochopí stejně.
Mít srozumitelné a jednoznačné zadání úkolu je už 50% šance, že úkol bude úspěšně splněn. Doporučuji v zadání úkolu popsat jak má přesně vypadat výsledek splněného úkolu. U zásadních úkolů je dobré jim definovat i cíl.
Ke stanovování cílů se váže zásada SMART(ER). Znáte ji? Pokud ne, můžu ji rozepsat v nějakém dalším příspěvku. Mě osobně přijde, že o této zásadě každý mluví, ale málokdo jí využívá právě při stanovování cílů. 🙂
A další velmi častá příčina neúspěchu DELEGOVÁNÍ se týká výběru pracovníka
3️⃣ Nevhodná osoba
Při výběru osoby, vhodnou pro delegování, je dobré vzít v úvahu 2 faktory.
1) Zda je pracovník schopen daný úkol kvalitně splnit. Má dostatečné znalosti, zkušenosti, kvalifikaci? Už daný typ úkolu pracovník někdy samostatně případně ve spolupráci s někdým plnil?
2) Zda je pracovník ochoten, tedy motivován, převzít za plnění daného úkolu zodpovědnost. S odpovědností se pojí i odpovídající pravomoce. Znám celou řadu skvělých odborníků, kteří ovšem odmítají nést odpovědnost. Důvody jsou různé, o tom třeba někdy potom.
Delegovat má smysl pouze v případě, že pracovník je nejen schopen úkol splnit, ale i ochoten. Pokud odmítá nést odpovědnost za splnění úkolu jako celku, je možné mu zadat ke splnění dílčí činnosti.
Pozor také na v praxi celkem častý jev. Delegujeme hlavně na své "oblíbence", které máme ověřené. Ti jsou pak přetížení a nestíhají. Je nutné vést v patrnosti kdo má v daném čase jaké úkoly v kompetenci.
Protože i když úkol DELEGUJEME, tak odpovědnost za výsledek pořád neseme my. To je jako v případě, když si známá nechala zpracovat daňové přiznání od své kamarádky účetní, která ale v dané oblasti podnikání nebyla zběhlá. Pokutu i s doplatkem pak FÚ vymáhal po majitelce firmy, nikoliv účetní.
Delegování je vhodné chápat i jako nástroj rozvoje klíčových pracovníků. Získávají nové zkušenosti a daný vedoucí si tak vychovává své nástupce.
A co 4. častá příčina problematického DELEGOVÁNÍ? Tady je.
4️⃣ Procesy jsou dostatečně utajené
V některých firmách je slovo procesy skoro jako nadávka. Buď je proces všude a všechno a nebo jsou dostatečně utajené. V podstate se jede tak nějak zvykově. Někde dokonce mají i procesní model firmy, ale ten buď zeje prázdnotou nebo už není 10 let aktuální.
Smyslem procesu není nic jiného, než mít nastavený průběh jeho činností (postup tvorby přidané hodnoty) napříč organizační strukturou. Zásadní je tedy znalost návazností. S tím, že je jednoznačně dáno, kdo co vykonává, případně kdo spolupracuje, činnost řídí či jeji výsledek schvaluje. Tedy máme určené kompetence jednotlivých pracovníků.
Důležité je i to, že známe další charakteristiky procesu. Především vstupy, zdroje, výstupy, rizika, IT, databáze.
No a pokud je na někoho delegován proces či více činností tak jsou pro něj nastavené procesy vodítkem. Nemusí složité zjišťovat co, s čím, kde a jak. Ví přesně od koho získá vstupy pro svou práci, komu výsledek předává, jak má vypadat a další.