5 základních kroků úspěšné firemní komunikace 

Pokud vyjádříme srozumitelně pro druhého to, co je naším záměrem, máme vyhráno. Je to totiž základní předpoklad toho, že našemu sdělení bude druhý naslouchat. Ne vždy se nám to ve firemní komunikaci daří. A nejen ve firemní komunikaci. Totéž platí i v komunikaci s rodinnou či přáteli. 

Především pokud jsou v komunikaci silné emoce může docházet k zásadním nedorozuměním a konfliktům. Nejsou to jen emoce. Každý z nás je citlivý na osobní kritiku a po takovémto sdělení přestává být na stejné vlně. O dalších komunikačních nešvarech se pobavíme v některém z dalších článků.

Jakých je tedy 5 klíčových kroků pro empatické vyjádření našeho komunikačního záměru?

Pojďme se na to podívat.

Krok č. 1 je STANOVIT KONKRÉTNÍ ZÁMĚR KOMUNIKACE. 

Jednoduše řečeno potřebuji si ujasnit, co chci sdělit. Chci, abychom si vyjasnili nějaké nejasnosti. Nebo chci, abychom si porozuměli v zadaném úkolu. Případně je záměrem najít řešení. Či cokoliv jiného. Všimněte si, že záměr komunikace je vztažen k MY, tj. my si vyjasníme, probereme apod.

Krokem č. 2 je UVĚDOMIT SI VŠECHNY NEGATIVNÍ A KRITICKÉ MYŠLENKY O DANÉ SITUACI. 

Pokud si vzpomenu na danou situaci a osobu a začnou mi běžet hlavou negativní myšlenky, je třeba se zastavit. Myšlenky si zapište. Ještě pořád jsme ve fázi přípravy na komunikaci. Pokud budete vstupovat do komunikace s vedoucím s nastavením, že šéf je neochotný "pán", který vám stejně nevyjde vstříc, hádejte jak komunikace dopadne. Vaše myšlenky formují vaše pocity a ukazují na vaše potřeby - viz krok 4. 

Jestliže jsou myšlenky na danou osobu velmi emočně nabité a vy např. máte vztek, jen když si na osobu vzpomenete, dejte si odstup. Počkejte aspoň pár chvil, než emoce opadnou. Případně se dá využít některá z technik přeměny obrazu nepřítele. Také touto technikou se budeme zabývat na kurzu úspěšná komunikace.

Podívejme se na příklad: Kolegyně vám mailem neposlala podklady včas. Jaké myšlenky vám běží hlavou? "To mi snad dělá schválně. Vůbec naši domluvu o splnění úkolu nebere vážně. Je líná a neschopná..." Možná něco takového. 

Důležité je, abyste se od těchto kritických myšlenek oprostili. A drželi se záměru, např. že si chcete s kolegyní vyjasnit situaci s nedodáním podkladů včas. 

Jako krok č. 3 je POPSAT TO CO CHCI SDĚLIT. 

Popište danou záležitost bez hodnocení, kritiky či soudů. Popište fakta. Sdělte co jste viděli a slyšeli. Popište co se skutečně stalo či se děje. Vím, je to těžké. Jsme zvyklí hodnotit, soudit, kritizovat. Na tyto myšlenky jsme se podívali v předešlém kroku. Uveďme si příklad. Takto ano: Včera odpoledne byla uzávěrka úkolu XY. Zatím jsem od Tebe neobdržela mail s domluvenými podklady. Prostě konstatujete fakta, nikoliv vaše dojmy z celé situace. Takto ne: Už zase jsi mi neposlala podklady včas. Takhle neschopnou kolegyni jsem ještě neměla. 

Doporučení: Popište situaci jako byste se na ni dívali přes objektiv kamery. 

Krok č. 4 je VYJÁDŘENÍ SVÝCH POCITŮ A POTŘEB. 

V manažerské praxi se vyjadřování pocitů moc nenosí. Ono vůbec se o pocitech příliš nemluví. Často jsme tak vychováváni. Že naše pocity nejsou důležité. 

Ovšem je přece v pořádku říct, že pokud např. neobdržíte domluvené podklady včas tak jste naštvání, nervózní či frustrovaní. Popisujete jak na vás daná situace působí. Nekritizujete, nesoudíte, vyjadřujete sami sebe. V tomto případě jsou druzí ochotní vám naslouchat. 

Jestliže je pro vás těžké mluvit o svých pocitech, řekněte si je pro sebe. A v komunikaci tuto část přeskočte a přejděte k rovnou k vyjádření vašich potřeb. Na vaše potřeby vás navedou vaše myšlenky z kroku č. 2. 

Mezi nejčastější potřeby v manažerské praxi patří: RESPEKT, UZNÁNÍ, OCENĚNÍ, JASNOST, DŮVĚRA, SOUNÁLEŽITOST, SMYSL PRÁCE, JISTOTA a ŽE JSME BRÁNI VÁŽNĚ.

Takže rozhovor s kolegyní, která vám nedodala potřebné podklady včas, může pokračovat třeba takto. Jsem z této situace nervózní. Potřebuji mít jistotu, že se můžu spolehnout na naši domluvu. Chci zákazníkovi odevzdat návrh včas abychom neztratili jeho důvěru a respekt. Co se stalo?

 Doporučení: Nebuďte osobní. Svoje pocity a potřeby vztahujte k popsané situaci, nikoliv k dané osobě. 

Krok č. 5 je SDĚLENÍ ŽÁDOSTI A OVĚŘENÍ POCHOPENÍ POROZUMĚNÍ.

Nyní je čas navrhnout řešení situace. Co by vám pomohlo. Také se ptejte jak druhý rozumí tomu co mu sdělujete. Uzavřená otázka: "Rozumíme si? nám mnoho nenapoví. Ptejte se konkrétně: Můžeš mi říct, jak jsi můj návrh pochopila?  

Doporučení: Svůj návrh na řešení nebo jednání v dané situaci formulujte co nejkonkrétněji. 

Toto jsou základní a nezbytné kroky pro naše jednoznačné a srozumitelné vyjádření. Kroky se mohou prolínat a dávají druhé straně prostor vnímat naše sdělení. Nekritizujeme, nehodnotíme, sdělujeme fakta, naše pocity a potřeby. O našem návrhu řešení pak můžeme dále diskutovat.

Pokud se chcete na těchto 5 účinných kroků komunikace podívat podrobněji a vyzkoušet si je na vašich konkrétních příkladech, tak jste srdečně zváni na náš kurz úspěšná komunikace.

V KURZU SE PODÍVÁME NA VAŠE KOMUNIKAČNÍ NEŠVARY. VYZKOUŠÍTE SI TAKÉ KOMUNIKACI NA VAŠE TÉMA V NASTÍNĚNÝCH 5 KROCÍCH. JSTE SRDEČNĚ ZVÁNI.